ビジネスメールに一工夫

最近は電話をせずにメールでコミュニケーションというスタイルが一般的であるようですが、私が苦々しく感じているのは、若者の間の「直ぐに返信メールをというルール」です。

「メール」本来の機能は相手が不在の時や、自らが連絡できない可能性がある時にそれぞれの都合を克服して連絡がとれるというものであると思います。

海外の会社と仕事をしているとこのことは顕著で、例えば「時差を克服」するというか、「時差を利用する」という結果が出て、ビジネスには大きな力になります。

日本人はせっかちで「明日までに返事をしろ」とか「今日中に」などと詰め寄ることが多いようですが、本当は１日置けば気持ちの整理もできて、「問題と思っていたのが」そうでもなかったということも少なくありません。

ヨーロッパで８時間、イギリスは９時間、アメリカ東海岸で１４時間、アメリカ西海岸で１７時間の時差をうまく利用すれば、メールさえ送っておけば翌日には問題が解決していたなんてことも少なくありませんでした。

徹夜で頑張るよりもかなり効率的です。

気持ちを伝えるメール術

互いの関係をよくするには

定型文では読み手の心に響かない

画面上で読む文書は無味乾燥に読まれがち。そこで一言、励ましや褒め言葉、比喩表現を入れる。ややオーバーな表現、陳腐な言葉も、一ヵ所だけなら違和感も少ない。

「追伸」を活用する

自分の近況や相手の体調への心遣い、雑談なども入れる。追伸に個人的な感情を加えることで全体にメリハリもできる。但し、長文すぎると読む負担になるので簡潔に。

交渉をうまく進めるには

何かを依頼する時は頼む理由を簡潔に付記する

表情や声で感情を伝えられない分、こちらの本気度を文章で必ず表現する

断るときは代案を

普通に断ったつもりでも、メールの文面だと拒絶と受け取られることもある。氷原を和らげると同時にできれば代案も示す

送信前に印刷して読み直す

相手が目の前にいないとこちらの感情ばかりが高ぶってしまいがち。得に苦情や不満を訴えるときなどは、印刷して読み直すワンステップを踏み、感情的な表現を避ける

気持ちよく読んでもらうために

• 件名は簡潔に

メールのやりとりがこれだけ増えると件名が分かりにくいと雑多なメールに埋没する恐れがある。いつ、何についての、どんな内容かを簡潔に

• 時には前置きは不要

特に職場内の連絡メールは、挨拶など前置きは不要。何をどうして欲しいのか、単刀直入に伝える。内容や重要度が分かるように職場内でルールを統一しておけばより効率的

９時半出勤で１０時からお客さんがくると後ろの席の同僚からメールをされたときに、それ以外に処理するメールが大量に来ていて、気がついたのが５分前で大慌てで困ったことがありました。

こんな時は、メモを机の上におくかパソコンのディスプレーにでも張り付けてくれないと心の準備もできません。

当時は一日に50通くらいのメールが入って、下手をすると午前中はメール処理に追われるなんてことも少なくありませんでした。

メールと言うのは、うまく使わないと、この例にもあるように、誤解が生じやすいものです。

• 人間関係を築きたいという意欲や読み手の得になる情報を強調したものが効果的
• 広告的な文句は読み手に敬遠されがち、押し付けがましい売り込み文句は禁句
• 状況を客観的に、メリットをさりげなくアピール
• お詫びメールも書き方次第で相手の心を和らげる効果もある

効果的にメールを使えれば貴方は優秀なビジネスパーソンとして看取られます。

「メールは間髪を入れずに返信するものではない。」ということで、友達同士の「メール即時返信の絶対の法則」を忘れる。

最低限守るべきルールは

1. 時候の挨拶は原則不要
2. 適度に改行する
3. 半角カタカナや機種依存文字は使用しない

落ち着いて誤変換がないかも確認しないといけません、

私はこのViewhallooの誤変換を後々確認して直すのに苦労しています。

慌てないことが一番ですね。